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Stichwortregister

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Verordnung

über die Archivierung in der Stadtverwaltung Biel

 

 

vom 17. März 1995

 

 

SGR 421.22

 

 

 

Der Gemeinderat der Stadt Biel,

gestützt auf Artikel 44 Absatz 1 Ziffer 14 sowie Artikel 44 Absatz 2 der Gemeindeordnung [1],

erlässt:

 

 

 

Art. 1 - Geltungsbereich

 

1 Unter diese Verordnung fallen das Schriftgut der Stadtverwaltung sowie weitere Unterlagen von speziellem öffentlichem Interesse (zum Beispiel Fotos, Filme, Tonbänder, usw.).

 

2 Die Archivierung kann auch Dokumente oder Sammlungen Privater umfassen, wenn dies im öffentlichen Interesse liegt.

 

Art. 2 - Grundsatz

 

1 Das Archivgut ist zu sammeln, zu sichern und für die Benutzung durch die Verwaltung sowie die historische Forschung und die öffentliche Einsichtnahme zu erschliessen.

 

2 Die Stadtkanzlei (Dienststelle Stadtarchiv) erlässt im Rahmen des übergeordneten eidgenössischen und kantonalen Rechts Richtlinien über das zu erhaltende Archivgut.

 

3 Die Vernichtung oder Entfernung von Aktenbeständen bedarf der vorgängigen Zustimmung des Stadtarchivars / der Stadtarchivarin.

 

Art. 3 - Dezentrale Aufbewahrung

 

1 Archivalien gemäss Artikel 1 und 2 werden in erster Linie von den Direktionen und ihren Abteilungen bzw. Werken archiviert.

 

2 Die Stadtkanzlei (Dienststelle Stadtarchiv) erlässt im Rahmen der kantonalen Vorschriften Weisungen über den Umfang, die Dauer und die Art der Archivierung sowie die Erschliessung der Archivalien mittels Registraturplans durch die Direktionen und Abteilungen bzw. Werke.

 

3 Die Direktionen und Abteilungen bzw. Werke bezeichnen eine verantwortliche Person für die Führung ihrer Archive.

 

Art. 4 - Ablieferung an das zentrale Archiv

 

1 Erhaltungswürdiges Archivgut wird so lange dezentral archiviert, als es für die laufende Verwaltungstätigkeit benötigt wird, in der Regel mindestens 10 und längstens 20 Jahre. Als für die laufende Verwaltungstätigkeit nötig gelten jedenfalls Akten hängiger Geschäfte und solche, die der Beweissicherung sowie einer allfälligen Weiterführung des Geschäftes dienen.

 

2 Die Stadtkanzlei (Dienststelle Stadtarchiv) legt, soweit möglich im Einvernehmen mit den Direktionen und Abteilungen bzw. Werken fest, zu welchem Zeitpunkt Archivbestände und die zugehörigen Registraturpläne in das zentrale Stadtarchiv überzuführen sind.

 

Art. 5 - Einsichtnahme

 

1 Die Archivbestände der Stadtverwaltung sind der Öffentlichkeit zugänglich, soweit nicht überwiegende öffentliche oder private Interessen eine Einschränkung erfordern.

 

2 Im Konfliktfall entscheidet während der dezentralen Archivierung die jeweils zuständige Direktion oder Abteilung bzw. das zuständige Werk; bezüglich des im zentralen Stadtarchiv befindlichen Archivgutes entscheidet der Stadtarchivar / die Stadtarchivarin, im Zweifelsfall nach Rücksprache mit den sachlich zuständigen Stellen.

 

3 Die gemäss Absatz 2 zuständigen Stellen erlassen auf Begehren einer einsichtsuchenden Person eine Verfügung.

 

4 In den dezentralen Archiven sind im Rahmen der Möglichkeiten geeignete Räumlichkeiten für die Einsichtnahme vorzusehen.

 

5 Im zentralen Stadtarchiv steht den Benutzern / Benutzerinnen ein Lesesaal zur Verfügung. Die Stadtkanzlei (Dienststelle Stadtarchiv) erlässt eine Benützungsordnung. Besucherinnen und Besucher, die der Benutzungsordnung zuwiderhandeln, können von der weiteren Benutzung des Archivgutes ausgeschlossen werden.

 

Art. 6 - Unterstützung der Forschung

 

1 Der Stadtarchivar / die Stadtarchivarin unterstützt die Benutzer / Benutzerinnen des Archivs bei ihren Nachforschungen im Rahmen des Möglichen.

 

2 Bei besonderen Aufwendungen wird eine Gebühr gemäss Gebührentarif II der Stadtverwaltung [2] erhoben.

 

3 Die Übernahme eigentlicher Forschungsmandate durch das Stadtarchiv bedarf der Zustimmung des Gemeinderates.

 

Art. 7 - Inkrafttreten

 

Diese Verordnung tritt mit der kantonalen Genehmigung in Kraft.

 

 

Biel, 17. März 1995

 

 

Namens des Gemeinderates

 

Der Stadtpräsident:

Der Stadtschreiber:

Hans Stöckli

Stefan Müller

 

 

Vom Amt für Gemeinden und Raumordnung, Kreis Berner Jura - Seeland am 28. Juni 1995 genehmigt.



[1]

Heute: Art. 50 Abs. 1 der Stadtordnung vom 9.6.1996 (SGR 101.1)

[2]

SGR 670.12

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